Advanced Workshop 02: Executive HR & Operations Automation 👥
Kỹ năng cốt lõi: Quản lý vòng đời nhân sự (Tài sản lớn nhất của C.E.O) hoàn toàn tự động hoá. Cắt bỏ 80% thời gian tìm kiếm CV ưng ý, đào tạo Onboarding và xây dựng quy chế riêng (SOPs).
1. Executive Summary (Góc nhìn CEO)
- Vấn đề:
- Khâu Scan CV tiêu tốn quá nhiều thời gian của HR (thường xuyên lọt CV giỏi do sơ suất).
- Nhân sự mới rớt lại sau 1-2 tháng thử việc vì quá trình Onboarding cồng kềnh, C-level hoặc Leader phải nói đi nói lại 1 nội dung truyền thống, văn hóa, và hướng dẫn phần mềm.
- Các quy trình (SOPs) viết rất lâu nhưng ít người lôi ra đọc.
- Giải pháp:
- Hệ thống Filter CV tự động hóa, chấm điểm ứng viên bằng AI theo "Competency Matrix" của riêng công ty.
- Xây Onboarding Chatbot bằng Dify trả lời mọi thắc mắc "How-To" cho Newbie.
- Sổ tay quy chế công ty có "hồn" nhờ NotebookLM.
- Kết quả kỳ vọng: Rút ngắn thời gian tuyển dụng 50%. Tỷ lệ nhân sự trụ lại (Retention Rate) thử việc tăng lên trên 80%. Sếp không còn làm việc vặt trả lời "Quy định xin nghỉ phép ở đâu?".
2. Kiến trúc Hệ thống (Architecture Diagram)
3. Playbook Triển khai (Bàn giao cho Team)
Bước 1: RAG "Chấm Điểm CV" Không Thiên Lệch
- Xây dựng "Chân dung ứng viên" (Ideal Candidate Profile) dưới dạng System Prompt rõ ràng (Ví dụ: "Tôi tìm 1 bạn 2 năm kn B2B Sales, kỹ năng thuyết phục > giao tiếp qua tin nhắn...").
- Sử dụng Make kết nối Google Drive (nhận CV PDF), đưa qua module PDF to Text, truyền sang OpenAI để tách:
- Tóm tắt kinh nghiệm.
- Chấm điểm từng skill (1-10) theo tiêu chí của sếp.
- Điểm đỏ cảnh báo "Red Flags" (ví dụ nhảy việc quá nhanh, gap năm trống).
- Đổ tự động ra 1 file Google Sheets: HR chỉ việc lướt danh sách điểm > 8 để gọi.
Bước 2: AI Onboarding Agent (Trợ lý nhân sự)
- Gom và ném toàn bộ: Sổ tay nhân sự, Cẩm nang văn hóa, File hướng dẫn dùng phần mềm, Danh bạ nhân sự vào NotebookLM hoặc Dify.
- Setup trên Dify: Tạo ra một "Chatbot HR Nhiệt Huyết".
- Tích hợp chatbot này thẳng vào Zalo OA nội bộ, Slack, hoặc Telegram.
- Nhân viên mới cần hỏi: "Làm sao để book phòng họp?", "Quy trình xin thiết bị IT thế nào?", Chatbot tự động hướng dẫn chi tiết từng bước, kèm form/link liên quan.
Bước 3: SOP Generator - Tự động hóa quy trình nội bộ
- Trưởng phòng chỉ việc ghi âm 1 file MP3 dài 5 phút giải thích cách kiểm hàng hóa kho.
- Ném file âm thanh vào Claude/ChatGPT: "Đưa ra 1 SOP dạng bảng chi tiết, Checklist từng bước, Các lỗi sai thường gặp".
- Nhân sự không cần phải tự thiết kế luồng (flowchart). Dùng AI tạo luôn Mermaid Diagram cho SOP.
4. Case Study Thực Chiến
Tình huống: Chuỗi FnB có 15 cửa hàng, liên tục thay đổi nhân viên Part-time. Quản lý cửa hàng mệt mỏi vì ngày nào cũng phải gọi điện báo ca, hướng dẫn cách pha chế.
Cách giải quyết sau khóa học:
- Áp dụng AI Onboarding Zalo Bot: Cứ nhân viên vào ca mới, nhắn cho Bot Zalo: "Tỷ lệ đường trà đào 50% là bao nhiêu?". Bot trả lời trong 1 giây.
- Dùng Notion AI hoặc NotebookLM tạo một "Trí khôn Cửa Hàng". Tỷ lệ lỗi nêm nếm sai giảm gần như bằng 0. Trưởng/Quản lý chỉ quan tâm báo cáo doanh thu thay vì đào tạo pha chế.
5. Hành động ngay tuần này (Takeaways)
✅ Hôm nay: Gom ngay 10 tài liệu rời rạc (PDF, Word) của công ty vào NotebookLM. Mời mọi người vào xài thử.
✅ Ngày mai: Yêu cầu Trưởng phòng HR prompt "Bộ tiêu chí ứng viên lý tưởng" một cách rõ ràng.
✅ Cuối tuần: Set-up 1 luồng Make.com nhận CV và tự extract điểm số đơn giản, từ bỏ việc download thủ công từng CV trên email.